Les missions du poste
Au sein de la Direction des Espaces Publics, l'assistant(e) administratif(ve), assurera le secrétariat (administratif et comptable) l'accueil physique et téléphonique.
- assurer l'accueil téléphonique, accueillir et renseigner le public,
- recueillir les demandes d'interventions des différents interlocuteurs (chefs d'établissements,
- responsable de services de la ville, élus, GRC ...), les saisir sur Atal, s'assurer de son traitement,
- clore les demandes et faire un suivi auprès des services,
- assurer le secrétariat, établir tous les documents administratifs et comptables (bilans d'activités,
- tableaux de bords, bons de commande sur CIVIL FINANCES ....) inhérents au bon fonctionnement du service, travailler en étroite collaboration avec sa hiérarchie et l'aviser de tous dysfonctionnements,
- suivre la gestion des consommables (commandes de fournitures de bureaux, de papier, des cartouches d'encres, des enveloppes).
Le profil recherché
Connaissances requises (savoirs) :
- dispose de connaissances sur le fonctionnement d'une collectivité.
Compétences techniques requises :
- capacité rédactionnelle,
- maîtrise de l'usage des logiciels bureautique, du logiciel de gestion Atal II, CIVIL FINANCES, ...
Compétences relationnelles :
- sens des responsabilités et du service public
- rigueur et organisation,
- diplomatie,
- sens du contact et du dialogue,
- respect de la hiérarchie.
Contraintes du poste :
- Structurelles :
- Temporelle :
- Astreintes : non
- Logement attribué dans l'intérêt du service : non
- Risques liés au poste : risque psychosocial.
Profil :
- Diplôme : niveau V
- Expérience dans le secteur public appréciée,
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Compétences rédactionnelles
- Permanence téléphonique